Efficiëntie is van belang om in een prettige creatieve flow te blijven. Dit komt ten goede van het resultaat. Om misverstanden te voorkomen heb ik de voorwaarden de verschillende fasen van mijn werkwijze uitgeschreven en vraag ik iedereen voordat de bestelling geplaatst wordt om impliciet of expliciet te bevestigen dat dit gelezen en akkoord is. 

Het is van belang dat de klant vooraf goed heeft nagedacht over welk formaat passend is.  Het kan helpen om dit met tape af te plakken op de plek waar het komt te hangen. Als er gestart is met het desbetreffende ontwerp dan kan er niet meer (kosteloos) een wijziging in het formaat doorgevoerd worden.

• Het is fijn als de (geschatte) lengtes benoemd worden. op foto’s kan het soms een vertekend beeld zijn.
• Als er specifieke wensen zijn m.b.t. een kind dat vaak meer naar een ouder toetrekt of als je zelf een bepaald idee hebt hoe je iets weergeven wilt hebben, schrijf dat dan erbij in het briefingsformulier. Dit kan alleen bij de startfase meegenomen worden in de  opstelling schets. 

• Soms wordt een line-art besteld zonder dat de klant echt een beeld heeft van de stijl van Less with Lines. Het is goed om te benoemen dat mimiek of bepaalde kenmerken in het gezicht (behalve baardjes of snorren) niet getekend worden.Als ook schoeisel.  

• Dit is het moment om te benoemen wat er zo kenmerkend is aan het gezin. Denk aan een kind dat nooit stil kan staan of heel knuffelig is.Maar ook voorkeursposities van kinderen bij een ouder of broer/zus. De reden voor aanschaf van het portret zoals een huwelijk etc kan ook helpen om een passende schets te maken.
• Als een dame of een meisje bijvoorbeeld nooit jurkjes draagt dan is dit de juiste plek om te vermelden. 
• Als er onderdelen van het kapsel zijn waarop gelet moet worden zoals de scheiding aan een kant dan kan dat hier vermeld worden. Als er op de aangeleverde foto’s verschillende kapsels zijn bij een persoon dan dient hier beschreven te worden welk kapsel in het portret terug moet komen. 

• Nadat de bestelling is betaald en de link voor het briefingsformulier binnen is kunnen  de foto’s geupload worden in het briefingsformulier.
• Goede foto’s bepalen het succes van een portret. Als er niet gestart kan worden met het portret omdat er twijfels zijn n.a.v. de intake dan wordt er altijd vooraf contact opgenomen. Maar als de foto’s duidelijk waren maar (achteraf blijkt) verouderd of niet de realiteit dan is dat het risico van de klant. Gezien de hoeveelheid tijd die nodig is voor een portret(schets) kunnen wijzigingen niet kosteloos doorgevoerd worden.
• De foto’s worden gebruikt om de lengteverhoudingen te bepalen en eventueel een bepaalde chemie te vangen tussen de gezinsleden.
• Het is prettig als er minimaal 1 foto is waarop iedereen of een paar personen rechtop staan. Als de groep groot is dan kan dat ook in groepjes waar sommige personen op meerdere foto’s staan zodat de verhouding tot de rest uitgezocht kan worden. Let dus op dat dit recente foto’s zijn (kinderen kunnen een groeispurt hebben gehad zonder dat je erbij stilstaat.
• Foto’s die recht van voren genomen zijn geven de realiteit het beste weer. Foto’s van de zijkant of een selfie die van boven is genomen geeft een vertekend beeld van de haarlijnen en de gezichtsvormen.
• Iets kan alleen getekend worden als het zichtbaar is op de aangeleverde foto’s. Dat moet de realiteit zijn die de klant terug wil zien in het portret. 

• Er zijn altijd twee feedbackrondes voor portretten met herkenbaarheid. De eerste is om de opstelling en de verhoudingen te bepalen en de tweede is om de in beeld gebrachte herkenbaarheid af te stemmen. 
• In enkele gevallen wordt er een extra feedbackronde geïnitieerd. 
• Hoe concreter de feedback des te beter gaat het kunstwerk voldoen aan de wensen. 
• Als de klant een voorkeur heeft voor een bepaalde stijl of opstelling dan moet dat opgegeven worden bij de wensen in het briefingsformulier. Als dat niet gebeurd is dan wordt dat op gevoel n.a.v. andere omschrijvingen en de sfeer van de foto’s gedaan. 
• Hoe meer informatie wordt gedeeld m.b.t. de wensen des te beter kan er worden voldaan aan die wensen. 

• Als de volledige schets is goedgekeurd dan gaat het echte werk gebeuren. Het portret wordt getekend en eventueel ingelijst.  

• Mocht de klant een bepaalde voorkeur aangegeven hebben zoals “dunne lijnen” dan wordt er getracht om dat zoveel mogelijk door te voeren. . Maar vanaf hier is het ook een kwestie van loslaten en de inkt het werk laten doen. Er zijn dus geen garanties dat de lijnen overal zo dun zijn als gewenst of als gezien in een ander portret.