Efficiëntie is van belang om in een prettige creatieve flow te blijven. Dit komt ten goede van het resultaat. Om misverstanden te voorkomen heb ik de voorwaarden de verschillende fasen van mijn werkwijze uitgeschreven en vraag ik iedereen voordat de bestelling geplaatst wordt om impliciet of expliciet te bevestigen dat dit gelezen en akkoord is. 

Het is van belang dat de klant vooraf goed heeft nagedacht over welk formaat passend is.  Het kan helpen om dit met tape af te plakken op de plek waar het komt te hangen. Als er gestart is met het desbetreffende ontwerp dan kan er niet meer (kosteloos) een wijziging in het formaat doorgevoerd worden.

• Het is fijn als de (geschatte) lengtes benoemd worden. op foto’s kan het soms een vertekend beeld zijn.
• Als er specifieke wensen zijn m.b.t. een kind dat vaak meer naar een ouder toetrekt of als je zelf een bepaald idee hebt hoe je iets weergeven wilt hebben, schrijf dat dan erbij in het briefingsformulier. Dit kan alleen bij de startfase meegenomen worden in de  opstelling schets. 

• Dit is het moment om te benoemen wat er zo kenmerkend is aan het gezin. Denk aan een kind dat nooit stil kan staan of heel knuffelig is.Maar ook voorkeursposities van kinderen bij een ouder of broer/zus. De reden voor aanschaf van het portret zoals een huwelijk etc kan ook helpen om een passende schets te maken.
• Als een dame of een meisje bijvoorbeeld nooit jurkjes draagt dan is dit de juiste plek om te vermelden. 

• Nadat de bestelling is betaald en de link voor het briefingsformulier binnen is kunnen  de foto’s geupload worden in het briefingsformulier.
• De foto’s worden gebruikt om de lengteverhoudingen te bepalen en eventueel een bepaalde chemie te vangen tussen de gezinsleden.
• Het is prettig als er minimaal 1 foto is waarop iedereen of een paar personen rechtop staan. Als de groep groot is dan kan dat ook in groepjes waar sommige personen op meerdere foto’s staan zodat de verhouding tot de rest uitgezocht kan worden. Let dus op dat dit recente foto’s zijn (kinderen kunnen een groeispurt hebben gehad zonder dat je erbij stilstaat.

• Er is altijd minimaal één feedback ronde waarin de klant mee kan kijken met het getekende digitale ontwerp.
• In enkele gevallen wordt er een extra feedbackronde geïnitieerd om zeker te zijn van de verhoudingen en opstelling. 
• Hoe concreter de feedback des te beter gaat het kunstwerk voldoen aan de wensen. 
• Als de klant een voorkeur heeft voor een bepaalde stijl of opstelling dan moet dat opgegeven worden bij de wensen in het briefingsformulier. Als dat niet gebeurd is dan wordt dat op gevoel n.a.v. andere omschrijvingen en de sfeer van de foto’s gedaan. 

• Als het ontwerp is goedgekeurd dan gaat het echte werk gebeuren. Het ontwerp wordt gezaagd, beschilderd en geassembleerd. Zodra er zichtbaar resultaat is wordt er getracht een sneak preview te delen.